Văn bản thông tin có nhiều loại, trong đó có văn bản nhật dụng. Biên bản là một loại của văn bản nhật dụng, dùng để ghi chép về một cuộc họp, cuộc thảo luận hay một vụ việc, giúp ta nắm bắt được đầy đủ, chính xác nội dung sự việc đã diễn ra. Nó được lưu lại như một hồ sơ, lúc cần được đưa ra như bằng chứng để đánh giá một vụ việc, vấn đề nào đó. Biên bản đòi hòi được viết đúng thể thức, theo một quy cách riêng.