Lí thuyết và bài tập Ngữ Văn 12 Bài 8. Phong cách ngôn ngữ hành chính

Đặc điểm của văn bản hành chính:
- Văn bản hành chính thường có cấu trúc ba phần:
+ Phần đầu thường có: - Quốc hiệu và tiêu ngữ
- Tên cơ quan ban hành văn bản
- Địa điểm, thời gian ban hành văn bản
+ Phần nội dung: Nội dung chính của văn bản
+ Phần cuối: - Chức vụ, chữ kí và họ tên của người kí văn bản, dấu của cơ quan ban hành văn bản.
- Nơi nhận
- Sử dụng một lớp từ ngữ chuyên dụng trong các văn bản hành chính
- Có những văn bản hành chính tuy dài nhưng kết cấu chỉ như một câu, mỗi ý quan trọng được tách ra thành một chỗ xuống dòng và viết hoa đầu dòng.
- Đặc trưng của phong cách ngôn ngữ hành chính:
+ Tính khuôn mẫu: Phần lớn các văn bản hành chính đều mang tính khuôn mẫu thống nhất, nhiều văn bản có mẫu in sẵn, khi dùng chỉ cần điền các thông tin cụ thể.
+ Tính minh xác: văn bản hành chính do có tính chất pháp lí nên không thể tuỳ tiện thay đổi, sửa chữa hoặc xoá bỏ. Văn bản hành chính phải chính xác, minh bạch về nội dung để đảm bảo tính hiệu lực cao (mỗi từ chỉ hiểu theo một nghĩa, mỗi câu chỉ có một ý).
 + Tính công vụ: Văn bản hành chính dùng trong giao tiếp công việc chung cho cả cộng đồng hay tập thể. Do vậy, những biểu đạt tình cảm cá nhân được hạn chế ở mức tối đa, từ ngữ dùng trong văn bản hành chính là những từ ngữ toàn dân, không dùng từ ngữ địa phương, từ khẩu ngữ, trong đó lớp từ ngữ hành chính được dùng với tần số cao. Văn bản hành chính có tính hiệu lực thực thi cao.

*. CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP
1. Vì sao văn bản hành chính cần có tính khuôn mẫu?
Văn bản hành chính cần có tính khuôn mẫu bởi vì nội dung của văn bản hành chính là những thông tin, những kiểu giao dịch chung, xảy ra đối với nhiều người, với mục đích giao tiếp giống nhau nhưng khác nhau ở những thông tin cụ thể.
Ví dụ: Tất cả các giấy khai sinh đều cần những thông tin như: họ và tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, dân tộc, quốc tịch, quê quán của người được khai sinh; thông tin về cha mẹ gồm: họ tên, ngày tháng năm sinh, dân tộc, quốc tịch, quê quán, nơi thường trú/tạm trú; họ tên, năm sinh, số chứng minh nhân dân và quan hệ của người đi khai sinh với người được khai sinh; chữ kí xác nhận của người đi khai sinh, cán bộ hộ tịch, người thay mặt UBND xã, phường, thị trấn kí xác nhận và đóng dấu.
Do vậy, để thống nhất nội dung các phương diện thông tin, quy cách trình bày người ta thường sử dụng mẫu in sẵn. Trong thực tế, có rất nhiều loại văn bản hành chính có mẫu in sẵn: Sơ yếu lí lịch, đơn xin việc, giấy chứng nhận sức khoẻ, mẫu điện báo, phiếu thu tiền...

2. Vì sao văn bản hành chính cần phải đảm bảo độ chính xác về thông tin?
Văn bản hành chính cần đảm bảo độ chính xác về thông tin vì nội dung của văn bản hành chính mang tính pháp lí cao có liên quan đến nghĩa vụ, quyền lợi và trách nhiệm của những người có liên quan, có hiệu lực từ khi văn bản được kí ban hành nên văn bản hành chính không cho phép có sai sót, nhất là những sai sót về nội dung thông tin.

3. Vì sao nói văn bản hành chính có tính pháp lí cao?
Văn bản hành chính có tính pháp lí cao vì văn bản hành chính viết ra là để thực thi và có hiệu lực như một chứng tích pháp lí, làm cơ sở cho một giao dịch nào đó giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa cơ quan Nhà nước với nhân dân tập thể và ngược lại.

4. Chỉ ra và chữa lại các lỗi sai trong các văn bản hành chính sau: Kính gửi:     - Ban giám hiệu trường X
                     - Cô giáo chủ nhiệm lớp 12 C
Tên em là: Nguyễn Lan Hương
Học sinh lớp 12C của trường
Em có một việc rất tha thiết kính mong các thầy cô xem xét giúp đỡ tạo điều kiện cho em như sau:
Hôm qua đi học về em bị cảm, sốt cao nên hôm nay em không thể đến lớp được, vậy em viết đơn này xin cô giáo chủ nhiệm và ban giám hiệu trường xem xét giải quyết cho em nghỉ học một buổi. Em hứa sẽ học bài và chép bài đầy đủ.
Văn bàn này có các lỗi chính sau:
- Lỗi về nội dung:
+ Thiếu thông tin về thời gian xin nghỉ (ngày nào) và ngày tháng viết đơn.
+ Người nhận đơn thường là: giáo viên chủ nhiệm và giáo viên bộ môn.
- Lỗi về hình thức:
+ Tên văn bản không viết bằng chữ in to
+ Giữa các từ trong tiêu ngữ phải có dấu gạch ngang
(Độc lập - Tự do - Hạnh phúc)

4. Trong văn bản sau, những từ ngữ nào thuộc lớp từ ngữ được dùng nhiều trong phong cách ngôn ngữ hành chính?

Sở GD&ĐT Hà Tây Trường Cao đẳng sư phạm

Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

- Căn cứ Nghị định số...
- Căn cứ Thông tư liên tịch số...
- Căn cứ Quyết định số ...
- Xét đề nghị của ông trưởng phòng tổ chức cán bộ Sở Giáo dục - Đào tạo ĐIỀU I: Nâng bậc lương thường xuyên cho bà Nguyễn Thu Hằng
Là: Giảng viên trường Cao đẳng sư phạm Hà Tây
Từ bậc 4 hệ số: 2,64 Lên bậc: 5 Hệ số lương mới là: 2,88
Kể từ ngày: 01-11-2004
Mốc để tính nâng lương lần sau kể từ ngày: 01-11-2004
ĐIỀU II: Các ông (bà) Trưởng phòng tổ chức cán bộ. Trưởng phòng Kế hoạch - tài chính, Trưởng phòng Tổng hợp - hành chính, Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Sư phạm Hà Tây và các ông (bà) có tên ở Điều I căn cứ quyết định thi hành. Nơi nhận:
- Như Điều II
- Lưu VP-TCCB

Những từ ngữ thuộc lớp từ ngữ hành chính trong văn bản trên là: Quốc hiệu và tiêu ngữ, quyết định, căn cứ quyết định số, xét đề nghị của, chịu trách nhiệm thi hành, nơi nhận,...